Organizare Zilele Nonviolenței
Invitație către membrii ACNV pentru coagularea unor echipe locale pentru a organiza Zilele Nonviolenței.
Recomandări generale:
- Evenimentele vor fi gratuite
- Vor fi organizate începând cu sfârșitul lunii septembrie până la sfârșitul lunii octombrie (in situații exceptionale începutul lunii noiembrie, nu mai tarziu de 15 noiembrie)
- Evenimentele vor fi organizate fizic, dar dacă vă servește mai bine să organizați un eveniment online,
- Dacă în orașul vostru puteți sau vreți să vă organizați în echipe diferite, vă încurajăm să organizați mai multe evenimente în același oraș.
01 -31 iulie
Alegeți o echipă cu care să organizați evenimentul și stabiliți data și locația de desfășurare.
Ideal ar fi să începeți să creionați desfășurătorul atelierelor și ce vă doriți să se întîmple.
Treceți datele evenimentului în acest fișier:
01-15 august
Echipa de marketing ACNV (Lăcră) va pregăti vizualurile pentru evenimentele de facebook.
Trimite-ți către ea logourile partenerilor.
Echipa face coverul de event Facebook
15 – 30 august
Lansare eveniment pe Facebook.
Voi lansați eventul si puneti ACNV la coorganizator.
31 august
Echipa de marketing ACNV adaugă linkul eventului vostru in eventul național, adica in pagina de website dedicata acestui eveniment si pe Facebook in pagina Asociatiei.
1-30 septembrie
Promovarea evenimentului vostru (de care vă ocupați)
După eveniment:
Completează formularul de aici pentru a avea un scurt raport despre activitatea si a putea face mai usor centralizarea evenimentelor.
Recomandări de pregătire eveniment local
Faza de pregătire:
- Invită membrii ACNV din orașul tau să facă parte din echipa de organizare.
- Organizează o întâlnire de kick-off cu echipa.
- Stabilește modalitățile de comunicare (de ex: email, whatsapp, trello).
- Stabilește numărul maxim de participanți dorit în sală. In functie de asta se caută si posibile locații.
- Realizează o aliniere financiară, inclusiv în ce privește preț, modul de plată și buget total.
- Decizia poate fi de a face evenimentul gratuit (sau donație la fata locului) si a suporta cheltuielile integral sau prin intermediul unui sponsor.
- De evitat încasare de bani la intrare.
- Cheltuieli posibile: listare postere si brosura + promovare online + transport materiale + Chirie sala + apa + papetarie
- Contactează alte ONG-uri locale care sustin aceleași valori ale nonviolentei pentru posibile parteneriate.
- Alineere cu echipa ACNV nationala la nivel de comunicare comuna.
- Realizare poster de listat, dar si ca imagine pentru social – media.
- Realizează un videoclip și o hartă cu locația și trimite-le prin Newsletter către toți participanții și pe Facebook.
- Stabilește lista materialelor necesare pentru eveniment (ex. săgeți de direcționare, badge-uri pentru organizatori etc.).
Implicare traineri, facilitatori si/sau artiști cu care sa se construiasca programul:
- Prioritate membrii ACNV sa prezinte workshop-uri
- De preferat muzicieni sau mini-trupe de teatru
- Alti traineri din afara ACNV.
Înregistrarea participanților:
- Creează un formular de înregistrare prin Mailchimp sau google ads (cu/sau fără opțiuni de plată). Ideal o automatizare cu un email de confirmare cu videoclipul de acces.
- Realizează o pagină de (landing page) pentru eveniment, fără necesitatea de a avea titlul la webinari.
- Adaugă evenimentul pe pagina ACNV și pe Facebook. – Vorbeste cu Laura si Lacramioara.
Comunicarea cu partenerii:
- Întreabă trainerii dacă oferă ceva pentru tombolă (dacă este cazul).
- Trimite un reminder trainerilor pentru workshop-uri, inclusiv titlul, subtitlul, descrierea conținutului, poza reprezentativă, poza trainerului, descrierea trainerului și descrierea organizației.
- Actualizează contribuția partenerilor în ceea ce privește logo-ul, workshop-ul, socializarea și promovarea.
- Comandă posterele.
Promovare și logistica evenimentului:
- Actualizează informațiile pe site-ul ACNV și pe pagina de landing page.
- Distribuie informații despre eveniment în echipa de proiect.
- Realizează o promovare plătită online.
- Creează 3 postări săptămânale pe rețelele sociale despre eveniment.
- Evaluează posibilitatea de a crea o broșură fizică cu detalii despre eveniment, date de contact, magazin și cursuri de follow-up.
- Decideti dacă veți realiza un comunicat de presă pentru ACNV.
- Primește posterele evenimentului, distribuie-le partenerilor și afișează-le la locație.
- Programează emailuri zilnice de reamintire pentru eveniment.
Activități în ziua evenimentului:
- Listă printata numele trainerilor și descrierea workshop-urilor .
- Asigură prezența unei persoane care să posteze live în timpul evenimentului, cu poze și impresii.
- Asigură o persoană responsabilă cu vânzarea materialelor (casă de marcat).
- Asigură un fotograf dedicat.
- Asigură obiectele necesare (flipchart, hârtie, roll-up-uri, markere etc.).
- Stabilește înțelegeri cu locația referitoare la sala și circuitul participanților.
- Organizează o întâlnire cu echipa de „gazde” cu 120 de minute înainte de începerea evenimentului.
- Stabilește cine va primi participanții și va facilita networking-ul la început și în pauză.
- Trimite un email de mulțumire după eveniment și oferă un link pentru fotografiile realizate.
Model agenda eveniment:
- 2 ore înainte = Sosit echipa, aranjat spatiu
- 30 min înainte = Primii participanti sosesc
- 13.00 – 13.15 = Sosire participanti, înregistrare, socializare
- 13.15 – 13.30 = Bun venit cu introducere ACNV si CNV in orasul nostru
- 13.30 – 13.45 = Scurt istoric nonviolenta si Gandhi
- 13.45 – 14.00 = Întrebări de reflecție în grupuri mici si discutie publică
- 14.00 – 15.30 = Workshop 1 / 2
- 15.30 – 17.00 = Workshop 3 / 4
- 17.00 – 17.15 = Pauza
- 17.15 – 18.45 = Workshop 5 / 6
- 18.45 – 19.00 = Debrief in grup mare, tombola, concluzii, check-out
